Gestão de Processos

Gestão de processos segundo Cury, é um conjunto de atividades do inicio ao fim que juntas criam um valor para o cliente, ou seja, é a melhoria de maneira gradual executadas na administração na tomada de decisões. Ao escolher um processo a ser desenvolvido na organização é preciso envolver todas as atividades considerando um único processo que podem se dividir os macro-processos em processos e sub processos. Quando se define o nível do processo se divide em sub processos na seqüência das atividades, se não houver sub-processos segue direto ao processo considerando os elementos básicos ou críticos: Objetivos a serem alcançados; Recursos disponíveis e processos existentes que devem ser alinhados com a estratégia global por meio da eficiência e da eficácia. Depois de escolhidos quais devem ser os objetos de melhoria passamos a fase de redesenho do processo que deverá compreender o que é o processo, mapear fluxo de trabalho e aprimorar fluxo de trabalho nos processos. Para a compreensão desses processos é indispensável um levantamento completo do que acontece com as diversas atividades. Para ter uma estrutura do redesenho de processos é preciso seguir seis passos básicos que são:

Encomendar os produtos é o passo inicial para se colocar no lugar do cliente (externo e interno) procurando vender o seu produto transmitindo segurança.

Esboçar o processo é seguir a seqüência das atividades desde o pedido inicial até a entrega do produto final para obter uma melhor noção das sequências das atividades desenvolvidas, ou seja, é detalhar passo a passo as tarefas reunindo cópias de todos os formulários o que dará uma ideia de trabalho burocratizado e padronizado.

Mapear fluxos de trabalho é a representação das áreas dos processos por meio de post-it que deve ser checado quanto a compreensão colocado em um quadro em seqüência permitindo que os fluxos do trabalho apareçam a partir do posicionamento. Redesenhar o processo é a simplificação as atividades desnecessárias visualizadas no processo mapeado.Verificar e testar, testar e verificar é receber comentários a respeito deste redesenho de todos os envolvidos no processo tais como: pessoal, fornecedores e clientes como feedback e expor em um quadro.

Implementar e padronizar é preciso exigir a participação dos clientes para ser concluído a implementação de um novo processo, pois segundo Ballé recomenda algumas estratégias como: elaborar um quadro de implementação baseado no plano de ação, para se pode acompanhar a coerência do processo; Manter um nível de registros na implementação, que deverá conter: o fluxograma do processo original e o fluxograma do processo redesenhado: _ O quadro de ações; e comentários de colegas e de clientes após a implementação; Desenvolver as melhores listas de implementação; Cuidados com o cliente: envolvendo qualidade, custo e entrega; Atender às necessidades dos cliente e preparar o próximo esboço de redesenho.

A partir dos itens acima se pode avaliar que as empresas que adotam a gestão de processos empresariais: cliente, produto e fluxo do trabalho são aquelas que possuem visão sistêmica as chamadas organizações horizontais que se importa com todos os processos, procurando atender o mercado consumidor altamente competitivo e globalizado. Ao inverso da visão tradicional, visão vertical de uma organização, onde os gerentes não compreendem com detalhes os seus negócios, de como os seus produtos eram produzidos e distribuídos devendo isso a uma visão defeituosa da organização, pois quando eles eram solicitados a falarem de seus negócios, eles se reportavam aos organogramas. O que nos deixa claro que a diferença da cultura da organização influência no resultado.

Por Cintia Marlen Monteiro da Silva